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個別行業的《能力標準說明》載列從業員於不同的工作職能範疇下所需要的技能、知識及成效標準。培訓機構可以用《能力標準說明》作為教育及培訓的基準及參考資料。僱主及人力資源經理亦可根據能力標準制訂內部培訓課程、能力為本的工作崗位說明、員工表現評估及招聘的要求等。《能力標準說明》是「過往資歷認可」機制評估及認可從業員技能及經驗的基準。此外,參考《能力標準說明》的能力單元組合可勾劃出進階路徑示例,讓學員規劃自己的職業發展路向。

與個別行業有關的專門技術一樣,通用能力亦是從業員在工作上有效履行職務的重要一環。資歷架構下制訂的《通用(基礎)能力說明》(簡稱《通用能力》) 涵蓋四種通用能力:英文、中文(包括廣東話及普通話)、資訊科技及運算。 在針對行業需要去制訂學習課程時,《通用能力》與《能力標準說明》可相輔相成。

行業的能力標準是以「能力單元」的形式在《能力標準說明》之內展示。「能力單元」包括八個基本項目(即名稱編號級別學分能力應用範圍評核指引及備註)